Login
Sti: NYHEDER / Magasinet Aftryk / Artikelarkiv 2003-2013 / 2012 / Nr. 1 februar 2012. Tema: Tryksagen står for skud / Kompliceret med umagen værd  Print
Kompliceret men umagen værd
BUCHS A/S har haft en partner i Vietnam siden 2005 og opsamlet værdifuld viden om, hvordan man undgår, at samarbejdet og kvaliteten kører i grøften, men i stedet bliver en god forretning.
Der er nok at tænke på, hvis en grafisk virksomhed vil outsource sine dtp-opgaver til en udenlandsk partner, og der er mildest talt rige muligheder for fejltrin. Thomas Hedegaard Søby, partner og kontaktdirektør i BUCHS A/S, indrømmer gerne, at han ikke havde styr på alle led i samarbejdet med den vietnamesiske partner, da det blev sat i værk.

I dag seks år efter kan han dog konstatere, at samarbejdet kører ”fremragende”, og at den vietnamesiske partnervirksomhed Minh Graphic har fordoblet antallet af ansatte på under et halvt år, så den i dag har 30 og arbejder i to skift. BUCHS ejer den vietnamesiske virksomhed sammen med reklamebureauet Envision og IFU, Investeringsfonden for udviklingslandene.

– Jeg er imponeret over, hvor godt de vietnamesiske medarbejdere gør det. Vi slipper kontrollen over opgaverne tidligere end før og er begyndt at sende flere, større og mere komplekse jobs over til dem.

Men det har da også taget flere år at komme så vidt, for der er utrolig mange ting at tænke på og tage højde for i forbindelse med outsourcing af dtp, fortæller han.
Ikke altid partnerens skyld
– Der er mange, som automatisk giver den udenlandske partner skylden, hvis noget går galt, men man skal faktisk begynde med at se på sin egen virksomhed.

Først og fremmest skal man sikre sig, at alle er med på idéen.

– En grafiker er måske bange for at miste sit job, en ældre ordrebehandler kan være usikker på at kommunikere på engelsk, osv. Der er mange psykologiske faktorer, som spiller ind. Derfor skal planer om outsourcing kommunikeres klart ud, så medarbejderne kan se sig selv i den proces og forstå, at det handler om deres virksomheds overlevelse. Vi er sindssygt pressede i denne her branche.

Han tilføjer i den forbindelse, at selv om BUCHS ikke længere har dtp’ere i huset, så er man ikke blevet færre men snarere flere i virksomheden.

– Forskellen er, at vi nu hovedsagelig har de kreative opgaver tilbage i huset, så man kan også sige, at samarbejdet med Vietnam har betydet, at vi har fået nye kompetencer i huset og dermed givet os en mulighed for at tiltrække nye kunder.

Næste skridt i en proces med outsourcing er at kortlægge og beskrive alle arbejdsrutiner. Kan ordremodtageren vurdere, hvilke opgaver der skal ud, og hvilke der skal blive hjemme? Hvem har ansvaret for, at en opgave sendes ud? Er det grafikeren eller ordremodtageren? Det skal der være faste regler for.

Så er der alt det tekniske. Thomas Hedegaard Søby fortæller, at asiatiske virksomheder typisk arbejder med pc, hvor danske bruger Mac. Og hvis samarbejdet skal køre gnidningsfrit kræver det, at alle kører på samme platform, og at alle programmer er synkroniserede med de samme versioner.

Internetforbindelserne skal også være i orden. BUCHS har selv investeret i fiberopkobling i Vietnam, oprettet filoverførselssystemer og etableret en back up server i USA, så kommunikationen er intakt, hvis nu et kabel skulle blive gravet over undervejs til Europa.

– Desuden skal man have klare aftaler om datafortrolighed, så partneren forstår, at fx et flot logo ikke må anvendes i andre sammenhænge.
Afstemning af kvalitet
Og vi er slet ikke nået til vejs ende endnu. Der skal også ske en afstemning, så vietnamesiske og danske grafikere har den samme opfattelse af kvalitet. BUCHS har fx udarbejdet en manual til fritskrabninger, så kvaliteten er den samme i alle opgaver.

– Vi sørger også for at inddele de vietnamesiske medarbejdere i teams, der får de samme faste opgaver og kender dem til bunds.

Sproget er et kapitel for sig. Et samarbejde kræver, at nøglepersoner kan forstå hinanden, og det vil sige kendskab til engelsk. Her bør træning af de udenlandske partnere også være en del af partnerskabet. Thomas Hedegaard Søby lægger desuden vægt på, at alfabetet i Vietnam er latinsk. Han mener, det vil være for kompliceret at gå ind i et land som Thailand eller Bangladesh med et helt andet tegnsæt.

– I Vietnam skal de trods alt kun lære de danske specialtegn, æ, ø og å at kende.

Det er også væsentligt for samarbejdet, at nøglepersoner i de to virksomheder kender hinanden. Thomas Hedegaard Søby har selv arbejdet i Vietnam, medarbejdere fra BUCHS har været udstationeret til optræning derude, og medarbejdere fra Vietnam har været på besøg i Randers.
Og en dansker på stedet
Og til allersidst, så er det en forudsætning, at der findes en dansker på stedet.

– Det er alfa og omega. Vi ville ikke kunne drive en forretning, uden vi havde en dansker udstationeret som forbindelsesled mellem vores partner og os herhjemme, fastslår Thomas Hedegaard Søby.

Han mener ikke, at andre danske grafiske virksomheder skal outsource på samme niveau, med mindre man har en kritisk masse af opgaver.

– Ellers kan det ikke svare sig, for der skal investeres rigtig mange penge og tid i det. Man bevæger sig ud i noget ukendt, hvor der venter mange udfordringer og risiko for tæsk.

– Og har man ikke den kritiske mængde opgaver, skal man tænke sig godt om eller også indgå i et strategisk samarbejde med en allerede etableret virksomhed som os.